Preguntas Frecuentes sobre los Registros Públicos

¿Dónde puedo encontrar las actas de las reuniones de la Junta Directiva?

El Ayuntamiento Regulatorio de Virginia proporciona acceso al calendario de reuniones de cada junta, las agendas y las actas de reuniones anteriores.

¿Por qué el DPOR cobra tasas para obtener registros públicos?

El Departamento de Regulación Profesional y Ocupacional (DPOR, por sus siglas en inglés) es una agencia de fondos no generales, lo que significa que no está respaldada por ningún dinero de los impuestos. El DPOR se financia únicamente con las tasas y contribuciones pagadas por los reguladores. Como agencia estatal autofinanciada, los ingresos de las solicitudes de FOIA se acreditan a DPOR para compensar la preparación de datos, el envío de materiales y los costos administrativos varios asociados con el suministro de registros públicos. La evaluación de cargos razonables para los registros públicos permite a DPOR mantener tarifas de licencia y renovación más bajas para todos los reguladores. Sin embargo, siempre que sea posible, DPOR proporciona los documentos solicitados en formato electrónico sin cargo.

Para obtener más información sobre la ley estatal que rige los cargos por registros públicos, puede consultar la Ley de Libertad de Información de Virginia.

¿Por qué DPOR enumera direcciones para regulantes?

El nombre y la dirección de cada persona y empresa autorizada por DPOR están disponibles para divulgación pública. El uso de una dirección postal como factor de identificación permite verificar el estado de la licencia. Dicha verificación es esencial para cumplir con las responsabilidades de protección pública del DPOR.

Por ejemplo, si bien docenas de personas llamadas "John DOE" pueden tener licencias válidas, el uso de una dirección permite verificar la licencia específica de "John DOE on Main Street en Richmond".

El número de licencia profesional emitida por Virginia, el nombre, la fecha de emisión de la licencia, la fecha de vencimiento de la licencia, la clasificación de la licencia (es decir, corredor, vendedor), el estado de la licencia y la dirección de registro de cada regulador son factores de identificación sujetos a divulgación pública.

¿Cómo protege DPOR la información personal de la divulgación?

La política del departamento y la ley estatal prohíben la divulgación general de números de seguro social, números de cuentas bancarias o de crédito y cualquier otra información que pueda causar daño o lesión a un individuo o empresa.

Para obtener más información sobre la ley estatal que rige la protección de la privacidad, puede consultar la Ley de Prácticas de Recopilación y Difusión de Datos del Gobierno.

¿Cómo puedo enterarme de las reclamaciones presentadas contra un regulador?

DPOR confirma la existencia de casos disciplinarios abiertos solo después de que una investigación haya determinado que existen suficientes pruebas para establecer la causa probable de una violación. Estos casos disciplinarios abiertos se identifican en el sitio web de DPOR utilizando la función "Búsqueda de licencias". Sin embargo, no se puede divulgar información específica sobre una persona o empresa que esté siendo investigada por DPOR o que esté siendo revisada por una junta reguladora hasta que se cierre el caso.

La ley estatal exime a la información sobre investigaciones y expedientes disciplinarios abiertos de la divulgación pública obligatoria. Los miembros del público pueden revisar los registros oficiales y obtener copias después de que se cierre el archivo de una queja. [Código de Virginia § 54.1-108]. 

Las quejas cerradas que involucran acusaciones de actividad criminal están sujetas a divulgación, excepto cuando es probable que la divulgación ponga en peligro una investigación en curso o la seguridad de un individuo, haga que un sospechoso huya o evada la detección, o resulte en la destrucción de pruebas.

Las acciones disciplinarias asociadas con casos cerrados (órdenes ingresadas desde el 1de abril de 2002) están disponibles en línea utilizando la Búsqueda de licencias.

Las copias de los expedientes disciplinarios cerrados están disponibles para su revisión y divulgación pública. Los archivos cerrados que involucran acusaciones de actividad delictiva también están sujetos a divulgación, excepto cuando es probable que la divulgación ponga en peligro una investigación en curso o la seguridad de una persona, haga que un sospechoso huya o evada la detección, o resulte en la destrucción de pruebas.

La ley estatal exime a la información sobre casos abiertos de la divulgación pública obligatoria. Los miembros del público pueden revisar los registros oficiales y obtener copias después de que se cierre el archivo de una queja. [Código de Virginia § 54.1-108]

Las solicitudes de archivos cerrados deben enviarse a la Sección de Gestión de la Información:

• Correo electrónico: PublicRecords@dpor.virginia.gov 
• Fax: (866) 254-0312

Siempre que sea posible, DPOR proporciona archivos cerrados en formato electrónico sin cargo. De lo contrario, DPOR puede cobrar cargos razonables por investigación y fotocopiado ($0.25 por página para documentos de más de 40 páginas).

Derechos y responsabilidades de la FOIA

La Ley de Libertad de Información de Virginia (FOIA, por sus siglas en inglés), ubicada en los 223700 y siguientes del Código de Virginia, garantiza a los ciudadanos de la Commonwealth y a los representantes de los medios de comunicación el acceso a los registros públicos en poder de organismos públicos, funcionarios públicos y empleados públicos.

Un registro público es cualquier escrito o grabación, independientemente de si se trata de un registro en papel, un archivo electrónico, una grabación de audio o video, o cualquier otro formato, que esté preparado o sea propiedad de, o esté en posesión de, un organismo público o sus funcionarios, empleados o agentes en la transacción de asuntos públicos. Se presume que todos los registros públicos están abiertos y solo pueden ser retenidos si se aplica una exención legal específica.

La política de la FOIA establece que el propósito de la FOIA es promover una mayor conciencia por parte de todas las personas de las actividades gubernamentales. Al promover esta política, la FOIA requiere que la ley se interprete de manera liberal, a favor del acceso, y que cualquier exención que permita retener registros públicos debe interpretarse de manera restrictiva.

Sus derechos en virtud de la FOIA

• Usted tiene derecho a solicitar inspeccionar o recibir copias de los registros públicos, o ambos. 
• Tiene derecho a solicitar que los cargos por los registros solicitados se estimen por adelantado.
• Si considera que se han infringido sus derechos en virtud de la FOIA, puede presentar una petición en un tribunal distrital o de circuito para que se cumpla lo estipulado en la FOIA.
  • Alternativamente, puede ponerse en contacto con el Consejo de la FOIA para obtener una opinión consultiva no vinculante.
• Puede aplicar registros por correo postal de EE. UU., fax, email, en persona o por teléfono. La FOIA no requiere que su solicitud sea por escrito, ni necesita indicar específicamente que está aplicar registros bajo la FOIA.
  • Desde una perspectiva práctica, puede ser útil tanto para usted como para la persona que recibe su solicitud presentar su solicitud por escrito. Esto le permite crear un registro de su solicitud. También nos da una declaración clara de los registros que está solicitando, para que no haya malentendidos sobre una solicitud verbal. Sin embargo, DPOR no puede negarse a responder a su solicitud de FOIA si decide no ponerla por escrito.

Responsabilidades del DPOR en virtud de la FOIA

Responsabilidades del Departamento de Regulación Profesional y Ocupacional para responder a su solicitud 

La FOIA requiere que DPOR haga una de las siguientes respuestas a su solicitud dentro del período de cinco días:

1. Entregarle los registros que solicitó en su totalidad.
2. Retenemos todos los registros que ha solicitado, porque todos los registros están sujetos a una exención legal específica. Si se retienen todos los registros, DPOR debe enviarle una respuesta por escrito. Esa respuesta por escrito debe identificar el volumen y el tema de los registros que se retienen y la sección específica del Código de Virginia que nos permite retener los registros.
3. Proporcionamos algunos de los registros que ha solicitado, pero retenemos otros registros. DPOR no puede retener un registro completo si solo una parte de él está sujeto a una exención. En ese caso, podemos redactar la parte del registro que se puede retener y debemos proporcionarle el resto del registro. DPOR también debe enviarle una respuesta por escrito que indique la sección específica del Código de Virginia que permite retener partes de los registros solicitados. 
4. Le informamos por escrito que los registros solicitados no se pueden encontrar o no existen (no tenemos los registros que desea). Sin embargo, si sabemos que otro organismo público tiene los registros solicitados, DPOR debe incluir la información de contacto del otro organismo público en nuestra respuesta.
5. Si es prácticamente imposible que DPOR responda a su solicitud dentro del período de cinco días, debemos indicarlo por escrito, explicando las condiciones que hacen imposible la respuesta. Esta respuesta por escrito nos permitirá siete días hábiles adicionales, lo que nos dará un total de 12 días hábiles para responder a su solicitud.

Si usted hace una solicitud para una gran cantidad de registros, y DPOR determina que no podemos proporcionarle los registros dentro de los 12 días sin interrumpir nuestras otras responsabilidades organizacionales, podemos solicitar al tribunal tiempo adicional para responder a su solicitud. Sin embargo, la FOIA requiere que hagamos un esfuerzo razonable para llegar a un acuerdo con usted con respecto a la producción de los registros antes de que vayamos a la corte para solicitar más tiempo. 

Costos

Un organismo público puede cobrar cargos razonables que no excedan el costo real incurrido para acceder, duplicar, suministrar o buscar los registros solicitados. Ningún organismo público impondrá honorarios o gastos superfluos, intermediarios o superfluos para recuperar los costos generales asociados con la creación o el mantenimiento de registros o la realización de las transacciones generales de los asuntos del organismo público. La tasa de duplicación cobrada por un organismo público no excederá del coste real de la duplicación. Todos los cargos por el suministro de los registros solicitados se estimarán por adelantado a solicitud del ciudadano como se establece en la subsección F de los artículos 22-3704 del Código de Virginia. 

• Es posible que tenga que pagar por los registros que solicite al DPOR. La FOIA nos permite cobrar los costos reales de responder a las solicitudes de la FOIA. Esto incluiría elementos como el tiempo que el personal dedica a buscar los registros solicitados, los costos de copia o cualquier otro costo directamente relacionado con el suministro de los registros solicitados. No puede incluir los gastos generales generales.
• Si DPOR estima que costará más de $200 responder a su solicitud, es posible que le aplicar que pague un depósito, que no exceda el monto de la estimación, antes de continuar con su solicitud. Si es así, los cinco días que tenemos para responder a su solicitud no incluyen el tiempo entre el momento en que aplicar un depósito y el momento en que responde.
• Puede pedir que estimemos por adelantado los costos por proporcionar los registros solicitados. De esta manera, podrá saber el precio por adelantado y tendrá la oportunidad de modificar su solicitud para intentar reducir los costos estimados.
• Si nos debe dinero de una solicitud FOIA anterior que ha permanecido sin pagar durante más de 30 días, DPOR puede requerir el pago de la factura vencida antes de responder a su nueva solicitud FOIA.

Exenciones de uso común

El Código de Virginia permite a cualquier organismo público retener ciertos registros de la divulgación pública. Por lo general, DPOR retiene registros sujetos a las siguientes exenciones:

• Solicitudes de licencia o admisión a exámenes (§ 54.1-108) 
• Registros de investigaciones activas (abiertas) llevadas a cabo por DPOR o cualquier junta (§ 54.1-108(3))
• Registros de personal (§ 2.2-3705.1 (1))
• Registros sujetos al privilegio abogado-cliente (§ 2.2-3705.1 (2)) o producto del trabajo del abogado (§ 2.2-3705.1(3))
• Información de propiedad exclusiva del proveedor (§ 2.2-3705.1 (6))
• Registros relacionados con la negociación y adjudicación de un contrato, antes de la adjudicación de un contrato (§ 2.2-3705.1(12))

Política sobre el uso de exenciones

La Política de Divulgación de Información (#100-04) se aplica a todo DPOR y sus juntas y explica cómo y cuándo invocaremos las exenciones legales para retener registros.

Hacer una solicitud de registros de DPOR

• Su solicitud debe identificar los registros que está buscando con "especificidad razonable". Este es un estándar de sentido común. No se refiere ni limita el volumen o la cantidad de registros que está aplicar. En cambio, requiere que sea lo suficientemente específico para que podamos identificar y localizar los registros que está buscando.
• Su solicitud debe aplicar registros o documentos existentes. La FOIA le otorga el derecho de inspeccionar o copiar registros. No se aplica a una situación en la que se hacen preguntas generales sobre el trabajo de DPOR o sus juntas reguladoras, ni requiere que DPOR cree un registro que no existe.
• Usted puede optar por recibir registros electrónicos en cualquier formato utilizado por DPOR en el curso regular de los negocios. 
  • Por ejemplo, si está solicitando registros mantenidos en una base de datos de Excel, puede optar por recibir esos registros electrónicamente, por correo electrónico o en un disco de computadora, o recibir una copia impresa de esos registros.
• Si DPOR tiene preguntas sobre su solicitud, coopere con los esfuerzos del personal para aclarar el tipo de registros que está buscando, o para intentar llegar a un acuerdo razonable sobre una respuesta a una solicitud grande. Hacer una solicitud de FOIA no es un proceso contencioso, pero es posible que necesitemos discutir su solicitud con usted para asegurarnos de que entendemos qué registros está buscando.
• El DPOR debe responder a su solicitud en un plazo de cinco días laborables a partir de su recepción. Se considera "día uno" el día luego de recibir su solicitud. El periodo de cinco días no incluye fines de semana ni días festivos.
• La razón detrás de su solicitud de registros públicos de DPOR es irrelevante y no tiene que indicar por qué desea los registros antes de que respondamos a su solicitud. Sin embargo, la FOIA permite que DPOR le exija que proporcione su nombre y dirección legal. 

El Consejo Asesor de Libertad de Información está disponible para responder cualquier pregunta que pueda tener sobre la FOIA. El Consejo puede ser contactado por correo electrónico a la dirección FOIAcouncil@dls.virginia.gov, o por teléfono al (804) 698-1810 o [gratuito] 1-866-448-4100.

Para solicitar registros del DPOR, puede dirigir su solicitud a: Lexie Borkey, Gerente de Registros y FOIA. Puede ser contactada en: Departamento de Regulación Profesional y Ocupacional | Centro Perimetral, Suite 400 | 9960 Mayland Drive | Richmond, VA 23233 | Teléfono: 804-367-8583 | FAX: 866-254-0312 | Correo electrónico: publicrecords@dpor.virginia.gov. También puede comunicarse con la Sra. Borkey si tiene preguntas sobre la solicitud de registros del DPOR.

El número de licencia profesional emitida por Virginia, el nombre, la fecha de emisión de la licencia, la fecha de vencimiento de la licencia, la clasificación de la licencia (es decir, corredor, vendedor), el estado de la licencia y la dirección de registro de cada regulador son factores de identificación sujetos a divulgación pública.  Los números de teléfono NO están incluidos.

La política de DPOR y la ley estatal prohíben la divulgación general de números de seguro social, números de cuentas bancarias o de crédito y cualquier otra información que pueda causar daño o lesión a un individuo o empresa.

Sección de Gestión de Información de Contacto vía correo electrónico a PublicRecords@dpor.virginia.gov o envíe una solicitud por fax a (866) 254-0312.

• El Conteo de Población Reguladora (PDF) proporciona el número más reciente de individuos/empresas reguladas por tipo de licencia (actualizado mensualmente).
   
• Listas de regulantes : las listas de reguladores se proporcionan de forma gratuita en formato electrónico.

Tarifas para registros

DPOR evaluará cargos razonables por fotocopias e investigación. Siempre que sea posible, la Sección de Gestión de la Información proporcionará los documentos solicitados en formato electrónico sin costo alguno. De lo contrario, se pueden aplicar las siguientes tarifas:

Expedientes Cerrados de Quejas

Fotocopias $0.25 por página para documentos de más de 40 páginas

Transcripciones de licencias

Formulario de solicitud de transcripción     interactivo | Estático

• Tarifa de $40.00 (por solicitud de la Entidad)
   

• Informes y estudios
• AInformes didácticos a la Asamblea General